Realizar o backup de arquivos parece ser uma tarefa relativamente simples — afinal, basta selecionar alguns documentos e enviá-los para um novo diretório, que pode ser um dispositivo físico ou um ambiente na nuvem. Contudo, no meio corporativo alguns cuidados devem ser levados em consideração para que nada se perca.
Como fazer backup de maneira adequada? Neste post, responderemos a essa pergunta com algumas dicas valiosas, relacionadas à frequência, proteção dos dados, necessidade de pensar em uma política consistente de recuperação, entre outras questões. Boa leitura!
Mantenha a constância
Estabeleça uma programação coerente para os seus backups, caso ainda não tenha um cronograma programado. Isso garante a preservação dos dados contra qualquer eventualidade.
Quanto maior for a relevância de um arquivo, menor deve ser o período para realizar a rotina de backups. Assim, a constância de armazenamento tem relação direta com a importância dos documentos. Por isso, estabeleça uma política que ajude os colaboradores a salvar, em primeiro lugar, o que for essencial para o negócio.
As cópias podem ser realizadas diariamente, por exemplo — desse modo, arquivos que são costumeiramente adulterados terão suas novas versões sempre salvas. Caso os documentos não sejam tão relevantes, adote ciclos mais longos para esses itens.
Defina regras para a realização das cópias
Além do cronograma, algumas normas são essenciais para definir uma política coerente. Algo que não deve ser feito é a realização de backups dos arquivos no mesmo disco rígido no qual está instalado o seu sistema operacional (o Windows, por exemplo).
Essa dica é importante para evitar o acesso de pessoas não autorizadas aos arquivos, o que pode ocorrer tanto em ataques de hackers como no acesso indevido, realizado dentro da própria empresa.
Portanto, salve os seus arquivos em um local seguro, caso for utilizar dispositivos físicos, ou até mesmo busque parceiros especializados para criptografar os dados no backup.
Atente-se ao tamanho
É possível compactar os arquivos antes de salvá-los, a fim de reduzir o espaço que eles ocuparão no dispositivo e até mesmo diminuir o tempo de transferência. Isso pode ser feito por meio de programas gratuitos, como o 7-Zip. Alguns programas reduzem o tamanho de um lote de arquivos para até um terço, o que gera mais espaço para backups futuros.
Priorize a nuvem
Muitas empresas ainda contam com discos rígidos (HDs) e pen drives externos para guardar seus arquivos. Contudo, dispensar tecnologias atuais, como a computação em nuvem, é algo que pode custar caro para o negócio.
Isso porque a nuvem facilita o acesso aos documentos por parte dos colaboradores, uma vez que basta ter uma conexão à internet e a autorização dos gestores. Essa funcionalidade é especialmente importante no cenário atual, com a pandemia do coronavírus.
Além disso, o backup na nuvem é automatizado e a manutenção fica por conta dos gestores do serviço. Assim, é uma opção bem mais segura em relação ao salvamento em dispositivos móveis, que podem ser danificados ou furtados, expondo dados íntimos dos clientes.
Invista na automatização dos backups
Quando a sua empresa solicitar os serviços de parceiros especializados para armazenar seus dados corporativos, é muito importante buscar uma opção que ofereça o backup automatizado.
Investir em um procedimento automatizado é importante por dois motivos. Primeiro, a sua empresa não precisará se preocupar com a realização manual das cópias e poderá se focar nas atividades-fim.
Segundo, com um bom sistema destinado a cumprir essa tarefa, você se livrará de falhas humanas — como o armazenamento incompleto.
Agora que você sabe como fazer backup de uma maneira prática e organizada, já pode adotar essas dicas em seu negócio. É possível, também, optar pelo backup em nuvem, uma ótima solução para evitar o sequestro de informação, uma vez que a gestão da sua conta é feita por profissionais especializados no assunto.
Quer conhecer mais sobre backups? Então, confira o nosso post sobre os principais tipos de cópias digitais!